A padronização de processos é a ação de estipular a melhor maneira para realizar determinada atividade, ou conjunto de tarefas. Assim, há garantia de que toda a organização siga essa mesma forma de execução.
Nesse sentido, a padronização de processos é capaz de gerar inúmeros benefícios para as organizações, principalmente, no que se refere a otimizar as operações, produtividade, qualidade, redução de erros e custos.
Em relação a automação robótica de processos, a padronização permite reduzir as exceções, que é um fator que afeta diretamente os projetos. Em contrapartida, o RPA automatiza as tarefas repetitivas garantindo que a execução tenha como base regras e definições pré-estabelecidas.
Além de ser benéfico para a organização, a padronização dos processos é capaz de impulsionar o sucesso da companhia. Saiba como.
O que envolve a padronização dos processos?
A padronização de processos é o ato de estabelecer e formalizar os processos, métodos e diretrizes para desenvolver um padrão de execução que deve ser seguido por todos os profissionais.
Essa ação envolve a definição clara de todas as etapas do processo, incluindo as atividades, recursos, responsabilidades e prazos. Assim como, engloba documentação, formulário, ferramentas e modelos que facilitam a realização dos processos.
Ao estipular um modelo, todos os envolvidos entendem o que se espera e o que envolve cada atividade. Por isso, essa padronização consiste em documentar a sequência das atividades para que seja consultado quando houver necessidade.
Essa uniformidade envolve definições, relatórios e adesão aos padrões estabelecidos. Além disso, a melhoria contínua é uma iniciativa que permite manter a otimização constantemente em foco.
A estruturação visa entender o objetivo do processo, o caminho percorrido, as pessoas envolvidas, a sequência de atividade, sua contribuição para a organização e o resultado esperado. Inclusive, a descrição de processos pode ser realizada de ponta a ponta. Ou seja, do início ao fim, incluindo todos os departamentos correlatos. Esse sistema é fundamental para os processos que estão diretamente ligados à agregação de valor através de produtos ou serviços aos clientes.
Por que é importante padronizar os processos?
A padronização de processos é importante para uniformizar os processos e executá-los da melhor maneira, mantendo, repetidamente, a qualidade dos resultados. Estabelecer um padrão irá garantir um modelo universal de trabalho com caminho definido para execução e previsibilidade.
Atualmente, as companhias evitam variar drasticamente seus processos para garantir a conformidade, a qualidade, a transparência, auditoria e rastreabilidade.
Quando se trata da automação de processos, os projetos devem estar concentrados em algum nível de padronização. Afinal, a falta de padrão acarreta em maior taxas de erros, redução da qualidade e ineficiência de tarefas, funcionalidade reduzida, altos custos de manutenção, resultados finais menos confiáveis, entre outros.
O RPA é uma tecnologia que vai além da execução de tarefas repetitivas, ele é capaz de eliminar desperdícios e defeitos, adequar a produção às demandas, reduzir gargalos, excesso de estoque, e outras vantagens.
Empresas que não possuem padronização de processos geralmente acumulam múltiplos fluxos com atividades redundantes, ocasionando em ineficiência e falta de constância. Nesse sentido, uniformizar as operações devem ser realizadas de forma que possa ser replicada em toda a organização.
Benefícios da padronização de processos
A padronização de processos propicia benefícios como:
Atendimento ao cliente aperfeiçoado
A consequência imediata da padronização de processos é que os consumidores sempre receberão um produto ou serviço com a mesma qualidade. Em relação ao atendimento, todos os profissionais envolvidos saberão a correta tratativa para receber e atender os clientes.
Redução de erros e falhas
A execução das atividades é realizada com base em documentações e seguem normas e guias. Assim, a verificação de conformidade é muito mais rápida e precisa na identificação de falhas, erros ou problemas. Sendo possível criar um plano de ação e prevenção antes mesmo que qualquer realização errônea aconteça.
Total controle do processo
A padronização de processos possibilita maior controle e transparência sobre os trâmites e formas de trabalho conduzidas dentro da empresa. Dessa maneira, o controle é facilitado, e, quando há uso do RPA, todos os dados coletados e processados podem ser transformados em relatórios que irão auxiliar a gestão e tomada de decisão.
Uso adequado dos recursos
O uso dos recursos está diretamente associado à produção. Por isso, quando não há uniformização das atividades, os profissionais usam os recursos como acreditam ser melhor. Porém, a padronização, facilita a compreensão do uso, as necessidades e como os recursos podem ser melhor aproveitados.
Além de facilitar a redução de consumo, desperdício e impulsionar a sustentabilidade, é possível, com estudos baseados em dados, projetar as demandas de compra. Nesse ponto, o RPA é uma ótima alternativa para controle de estoque e estratégias de compra em remessa.
Escalabilidade
Ao adicionar uma nova tecnologia ou novo método produtivo, é sempre recomendado iniciar por um processo ou setor e posteriormente expandir para todo o negócio. Quando há uniformização das atividades, essa expansão, também chamada de escalabilidade, é rapidamente implementada.
A própria padronização, após ser testada, pode ser ampliada de forma acessível, repetível, eliminando suposições e imprecisões.
Ganho de tempo de produção e produtividade
Outro benefício da padronização de processos é a produtividade, agilidade e celeridade ao processo produtivo, administrativo, gerencial, entre outros.
Na verdade, toda a cadeia se beneficia, desde o recebimento da matéria-prima até as empresas que entregarem o produto ao consumidor final, ou prestarem o serviço.
Da mesma forma, pelas melhorias aplicadas na uniformização das atividades haverá maior produtividade, com procedimentos claros e precisos, atingindo níveis de excelência e eficiência.
Rápida implementação e retorno das tecnologias
A transformação digital é o futuro das organizações que buscam aumentar as vantagens competitivas. Nesse sentido, ao gerenciar processos padronizados, as empresas implementam prontamente os recursos tecnológicos. E, por não haver tarefas irrelevantes ou exceções, os projetos se tornam mais acessíveis, acelerando o retorno do investimento inicial.
Inclusive, as soluções auxiliam na padronização, com o mapeamento e desenho de processos com foco na automação. Dessa forma, há maior economia e redução de custos com personalização ou customização da ferramenta.
Competitividade
O resumo de todos os benefícios explicitados só poderia ser uma: maior competitividade perante o mercado. Ao garantir a qualidade dos produtos e uso adequado dos recursos, se encontra formas de produzir mais com menos, tornando a empresa mais vantajosa financeiramente.
Além disso, a padronização garante confiabilidade ao consumidor, que se torna fiel ao produto. Garantindo, assim, um crescimento mais sustentável.
O RPA potencializa a soma de benefícios, o que melhora a qualidade das tarefas rotineiras, diminui taxas de erros, reduz tarefas desnecessárias, redundantes e dependentes de vários sistemas.
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