Qualquer empresa tem processos. Não importa o tamanho, o número de funcionários ou o setor. Os processos são necessários para que o trabalho flua e o cliente seja atendido. Mas como otimizar os processos na empresa?
Com o tempo, essas tarefas podem se tornar repetitivas ou difíceis. E até mesmo causar erros e problemas para a empresa. Por isso, torná-las mais simples não apenas é melhor para os colaboradores quanto é mais seguro para o negócio.
Existem algumas formas interessantes de otimizar processos em uma empresa. A automação é a mais famosa delas. E é sobre isso que vamos falar no artigo de hoje. Acompanhe conosco.
Nesse artigo, você vai ver:
- O que é otimização de processos?
- Como otimizar processos na empresa?
- Ferramentas para otimizar processos na empresa
- Por que automatizar processos na empresa?
- Exemplos de automações para otimizar processos na empresa
O que é otimização de processos?
Otimizar processos quer dizer deixá-los mais simples, mais fáceis de fazer. E quem não gosta de simplificar as coisas, não é mesmo?
A otimização de processos pode ser feita em qualquer setor da empresa. Tudo depende de como o funcionário faz aquela tarefa atualmente e onde há brechas para otimizar.
Por exemplo: ao invés de anotar os dados de um cliente em um formulário de papel e depois passar para o sistema de vendas, é mais simples fazer o cadastro diretamente no computador. Assim, o processo de cadastrar fica mais rápido, seguro e fácil.
Geralmente, a otimização está ligada com a tecnologia. Saber usar as novas ferramentas que surgem para cada nicho é crucial na administração de uma empresa.
Como otimizar processos na empresa?
Vamos entender, em alguns passos simples, como otimizar processos na empresa.
Passo 1: analisar o cenário atual da empresa
Em primeiro lugar, é papel do gestor saber qual o momento de aplicar técnicas ou ferramentas de otimização. Para isso, a melhor forma é através de uma análise de todos os processos da empresa. Isso se aplica tanto para setores específicos quanto para a empresa como um todo.
Ou seja, observar o que está sendo feito e como os funcionários se comportam em relação aos processos. Vale a pena fazer pesquisas, pegar feedbacks e realmente entender as atividades feitas.
Passo 2: mapear as necessidades de otimização
Depois de analisar, é hora de definir metas para otimizar os processos. Mapear quais áreas estão com mais dificuldade e o que está matando mais tempo. Assim, fica mais fácil procurar ferramentas ou métodos específicos para os problemas do setor ou da empresa.
É importante que esse processo seja feito de forma periódica. Isso porque o que funciona em um ano pode não funcionar mais no ano seguinte. Então, o mapeamento deve acontecer com mais frequência.
Passo 3: procurar ferramentas que possam ajudar na otimização
Como mencionamos anteriormente, um grande aliado na hora de otimizar processos é a tecnologia. Existem diversas ferramentas e métodos tecnológicos que vão facilitar desde as tarefas mais simples até as mais complexas. Aqui é interessante testar ferramentas diferentes com a equipe, para saber quais se adaptam melhor à rotina da empresa.
Passo 4: analisar os resultados e fazer mudanças
Depois de aplicar as melhorias, é necessário acompanhar os novos processos para ter certeza de que realmente houve uma melhoria. Isso pode ser feito com relatórios, pesquisas, etc.
Se for necessário, também vale a pena fazer mudanças. A otimização de processos é algo contínuo, e mudar faz parte disso.
Ferramentas para otimizar processos na empresa
As ferramentas que ajudam a otimizar processos na empresa variam de acordo com a necessidade. Pode ser um software pago, mas também pode ser um método de administração que o gestor aplica na rotina dos colaboradores. Confira três exemplos disso.
Mapeamento de processos: esse método pode ser feito nos softwares mais simples, e até mesmo em um papel. Mesmo assim, é interessante manter uma cópia digital para que o acesso fique mais fácil. Trata-se de literalmente desenhar como o processo é feito, quem é responsável, por onde passa, etc. Tudo para que essa tarefa fique mais visual, e quem está de fora consiga compreender.
Método Kanban: para quem gosta de manter as tarefas organizadas, o Kanban é uma ótima opção. Consiste em dividir as atividades pendentes em um quadro com colunas. Assim, o colaborador consegue ver o que está para fazer, o que está sendo feito, o que já foi concluído, e por aí vai. O Kanban pode ser adaptado de acordo com as necessidades de cada setor.
Matriz GUT: A sigla GUT significa “Gravidade, Urgência, Tendência”. É uma forma de dividir as demandas que chegam por ordem de prioridade. Assim, fica mais fácil tomar decisões, delegar tarefas, e solucionar problemas. Muito útil para setores que recebem muitas solicitações por dia, como o marketing e o financeiro.
Por que automatizar processos na empresa?
Em empresas mais tradicionais, automatizar processos pode parecer uma decisão assustadora. Afinal, quem não está acostumado com a tecnologia vai ter dificuldades para lidar com ela, se não for uma tecnologia acessível.
Por isso, muitas automações são pensadas para que possam ser utilizadas por todo mundo. E trazer o máximo de benefícios possível para o negócio. Saiba por que automatizar processos na empresa.
Aumento da competitividade: Empresas que investem em tecnologia se colocam à frente no mercado. E isso inclui automações também. Quando o negócio tem processos simplificados, fica mais fácil atender os clientes;
Mais controle dos processos: Toda ferramenta de automação mantém um histórico do que foi feito para referência futura. Assim, fica mais fácil controlar os processos, buscar e verificar dados, etc. É melhor procurar o cadastro de um cliente específico em um sistema do que em um arquivo físico, por exemplo.
Mais harmonia entre os setores: Com processos automatizados, os colaboradores de setores diferentes vão poder se comunicar entre si com mais facilidade. Ou, ao invés de precisarem se comunicar, já vão ter acesso ao que precisam no sistema.
Exemplos de automações para otimizar processos na empresa
Além das ferramentas de otimização, também é interessante conhecer algumas formas de automatizar os processos da empresa usando a tecnologia. Confira três exemplos!
- Chatbots: Os robôs de conversa estão virando os queridinhos de vários segmentos. O chatbot ajuda a filtrar os contatos que chegam para o comercial, e entregam um possível cliente mais informado para o vendedor. De modo geral, as respostas automáticas são uma boa forma de investir em automação sem gastar muito. E pode ser feito tanto no site quanto nas redes sociais.
- Disparo de e-mails: Seja no marketing, no RH ou em outros setores da empresa, enviar e-mails em massa pode ser uma tarefa cansativa. E com uma margem de erro grande. Por isso, ferramentas que automatizam o disparo de e-mails podem diminuir o tempo de trabalho e aumentar a taxa de resposta.
- Automação com robótica: O RPA (automação robótica de processos, em português) consiste em ensinar processos e tarefas repetitivas para um robô, que vai aprender e realizar a atividade sem pausas. É uma ótima forma de implementar tecnologia própria dentro da empresa, já que os RPAs são programados por desenvolvedores contratados ou terceirizados.
Conheça a RobotEasy
A RobotEasy é a plataforma número 1 do Brasil de RPA. Oferecemos soluções em automatização robótica de processos para empresas de diversos setores. Desde a saúde até indústrias e escritórios.
Nós diagnosticamos o problema que precisa ser resolvido e desenvolvemos a automação necessária para isso. Toda a programação, revisão e atendimento é feita pela nossa equipe!
Além disso, também temos a nossa própria ferramenta de desenvolvimento de automação. Assim, nossos clientes podem criar os próprios robôs para rodarem dentro da empresa.
Conecte-se com o nosso Lindedin.
Até a próxima!
