A automação robótica de processos (RPA) tem o objetivo de aumentar a eficácia e a produtividade dentro de uma empresa. Para fazer isso, são usados softwares de automação para realizar tarefas repetitivas de forma mais assertiva. Porém, ainda há muita dúvida sobre como funciona o RPA.
Neste artigo vamos abordar:
- O que é RPA?
- Como funciona o sistema de RPA?
- Como o RPA pode ajudar uma empresa?
- O que é automação empresarial?
- Por que automatizar processos?
- As tarefas que um robô de RPA pode cumprir
- Unindo o RPA com a estratégia de uma empresa
- Como criar um robô RPA?
- RPA e Inteligência Artificial
O que é RPA?
RPA quer dizer, em inglês, Robotic Process Automation. Ou seja, automação robótica de processos. A sigla não deve ser confundida com outro processo que tem o mesmo nome. Que é o RPA da contabilidade, um tipo de nota fiscal. Aqui, estamos falando de outra coisa. Falamos de automação de processos com robôs.
Então, o que é RPA? A automação robótica de processos consiste em usar robôs e softwares com o objetivo de realizar tarefas repetitivas do dia a dia. De modo geral, um robô RPA serve para fazer uma atividade que é feita por um ser humano, mas que pode ser automatizada para economizar tempo.
Dessa forma, o RPA é muito utilizado por empresas que estão em busca de formas de diminuir o tempo de entrega de alguma tarefa, por exemplo. Automatizar essas atividades pode ser muito vantajoso e econômico.
Nos próximos tópicos vamos explicar como essa automação funciona e como o RPA pode ajudar uma empresa.
Como funciona o sistema de RPA?
A automação robótica de processos pode ser aplicada em várias tarefas diferentes em setores de uma empresa. Mas todos eles vão funcionar de forma bem parecida.
Para fazer um RPA funcionar, é preciso ensinar como ele deve realizar a tarefa. Por exemplo: um funcionário chega todos os dias no trabalho e precisa conferir se os números de CPF de uma lista estão ativos na base nacional. Essa tarefa ocupa horas do expediente dele.
Então, a empresa pode optar por substituir essa atividade por um RPA. Para isso, será preciso ensinar para o robô onde está a lista com os CPFs, qual ou quais colunas da planilha ele precisa usar. Depois, ensinar também o caminho que ele deve fazer para chegar até a base de dados nacional e como fazer essa conferência e, gerar um relatório no final com os resultados que foram coletados.
Vale lembrar que esse é apenas um exemplo simples de como o RPA funciona. Existem tarefas mais ou menos complexas que também podem ser automatizadas. De modo geral, os processos ficam mais simplificados e o colaborador que era responsável por aquela atividade pode ocupar focar em tarefas de maior valor agregado.
Como o RPA pode ajudar uma empresa?
Usar a automação robótica de processos pode ajudar uma empresa em vários aspectos. É uma estratégia que busca diminuir o tempo de entrega das atividades, aumentar a produtividade e otimizar a mão de obra de cada setor, além de reduzir riscos de falhas ou compliance. Dessa forma, fazer os robôs trabalharem como “funcionários” da empresa acaba por fazer muito sentido. Com o RPA, a empresa pode:
Aumentar a produtividade: ao tirar as tarefas repetitivas da rotina dos colaboradores, a produtividade para realizar as atividades que exigem raciocínio aumenta. Isso porque a concentração e o tempo dedicado a isso vão aumentar também. Imagine um cenário onde, ao invés de gastar horas todos os dias preenchendo e verificando planilhas ou buscando informações em sites para atualizar o ERP ou outros sistemas, o colaborador pudesse investir seu tempo em tarefas mais analíticas e de valor agregado ao negócio. Com RPA esse cenário é mais fácil de ser alcançado do que você imagina.
Aproveitar ao máximo a capacidade do time: ao usar RPA na empresa, os colaboradores terão mais disponibilidade. Por isso, os líderes podem ou realocar esses funcionários ou desenvolver novas demandas que aproveitem os talentos disponíveis na equipe. Já pensou se dentro de um setor tem um gênio escondido que não consegue colocar as ideias em prática porque não sobra tempo?
Reduzir riscos e falhas: o robô será ensinado para a execução das tarefas e nesse processo de aprendizagem do robô é definida a padronização das etapas necessárias para que a tarefa gere os resultados para o negócio. Como isso, reduzimos os riscos de falhas na execução das etapas, melhorando a aderência às regras e políticas da empresa, garantindo assim o compliance.
Economizar: a economia passa a ser uma consequência dos itens acima, pois o RPA vai ajudar a otimizar a aplicação dos recursos humanos, físicos e financeiros, melhorar a segurança da operação e a experiência do cliente.
O que é automação empresarial?
Fazer automação dentro de uma empresa envolve usar tecnologia para aumentar a eficiência de um setor, economizar tempo e reduzir riscos. O objetivo de investir em automação é deixar mais tarefas nas “mãos” dos robôs e sistemas e usar a mão de obra humana para o que a tecnologia não consegue automatizar.
Gerentes, CEOs e diretores podem usar a automação empresarial como uma estratégia eficaz para aumentar a produtividade e reduzir os custos. Atualmente, é possível encontrar sistemas e ferramentas que automatizam grande parte das tarefas rotineiras. Além de ser mais barato, é mais rápido e gera menos erros.
Por isso, automações empresariais como o RPA são tão vantajosas. É importante avaliar os processos e identificar quais partes da rotina de cada setor podem ser automatizadas, sempre levando em conta a relevância do processo, o alinhamento estratégico e o ROI.
Por que automatizar processos?
Automatizar processos com RPA é uma decisão estratégica que traz vantagens para vários setores de uma empresa. Há menos retrabalho, menos desperdícios, por exemplo. O robô cuida de toda a execução da tarefa, e o ser humano precisa apenas monitorar e revisar, quando for necessário. Na maioria das vezes eles nem necessitam de supervisão, dependendo do escopo de atuação de cada robô.
Outra vantagem é a melhora no clima organizacional, o humor da equipe melhora, pois não precisam atuar em tarefas burocráticas e repetitivas. Podendo focar nas tarefas que realmente importam, os colaboradores poderão se sentir mais satisfeitos com o trabalho. Já que estarão utilizando seus talentos de forma mais assertiva.
Outra vantagem é a padronização das tarefas. Quando um colaborador sai da equipe e outro entra, há todo um tempo de adaptação até as coisas voltarem ao normal. O robô, por outro lado, só precisa ser ensinado uma vez. E sem horário comercial!
O RPA e a automação em geral deixam o monitoramento de resultados mais fácil também. Isso porque as atividades do robô ficam registradas e ele pode até gerar relatórios, rastrear os pontos por onde passou. Possibilitando, assim, que sejam feitas auditorias, sempre que necessário.
De modo geral, automatizar processos é uma ótima escolha. E qualquer empresa pode se beneficiar com isso. Mercados, bancos, hospitais, lojas, empresas contábeis, independentemente do segmento.
As tarefas que um robô de RPA pode cumprir
O robô pode desenvolver e cumprir diversas tarefas, que são executadas por pessoas, independente da área, se houver trabalhos repetitivos, muito copia a informação de um lado e cola em outro, são fortes candidatos ao RPA. Confira alguns exemplos a seguir das tarefas que um robô de RPA pode fazer.
Notas fiscais: o robô aprende a buscar as notas fiscais no sistema da prefeitura, se for o caso e, atualizar no ERP ou conciliar com o que está no ERP. Essa tarefa pode ser mais ou menos complexa, dependendo da necessidade da empresa.
Cadastro de clientes: essa solução é muito interessante para lojas, varejos, comércios e prestadores de serviços no geral. Como já foi mencionado anteriormente, o robô pode validar o CPF ou CNPJ do cliente em alguma base nacional, por exemplo, e pode coletar outras informações para adicionar nesse cadastro e manter o ERP, CRM ou qualquer outro sistema satélite, com as informações atualizadas.
Cadastro de funcionários: No setor de RH, o RPA pode ajudar na atualização do cadastro de usuários, por exemplo. Essa atualização pode ser feita a partir de um sistema de recrutamento e seleção, ou uma ficha cadastral. Ele do cadastro esse robô poderá confirmar os dados conforme cadastro na Receita Federal, evitando problemas com o eSocial. Ou seja, alimentando o robô com tudo o que ele vai precisar para atualizar os sistemas.
Unindo o RPA com a estratégia de uma empresa
Usar RPA traz benefícios para as acelerar as estratégias da empresa. Os exemplos acima ilustram isso. Mas, para aproveitar o máximo da automação robótica de processos, é necessário usar essa tecnologia de forma inteligente.
Ou seja: realmente analisar as rotinas e as atividades para descobrir onde a automação será mais vantajosa. Por isso, faz sentido trabalhar em conjunto com os líderes e até mesmo com os colaboradores da empresa com o objetivo de buscar essa melhoria.
Isso faz parte do conceito de inovação aberta. O trabalho em equipe dentro e fora da empresa resulta em um uso mais eficiente e estratégico de ferramentas como o RPA.
Como criar um robô RPA?
Agora que você já entendeu o que é RPA e como funciona a automação robótica de processos, já pode implementar na sua empresa. Para isso, existem duas formas principais de começar a usar RPA dentro de um setor.
Em primeiro lugar, é preciso saber se a empresa tem um time próprio de desenvolvedores e programadores. Assim, é possível adquirir uma plataforma como o RobotEasy para criar os robôs que forem necessários. .
Caso não tenha equipe para atuar nessa estratégia, faz mais sentido terceirizar essa tarefa. Neste caso podemos te apoiar no desenvolvimento e sustentação dos robôs, utilizando a plataforma RobotEasy. Assim, você passa a sua demanda e recebe o robô pronto para usar.
Conheça a RobotEasy
A RobotEasy é a plataforma número 1 do Brasil de RPA. Oferecemos soluções em automatização robótica de processos para empresas de diversos segmentos de mercado.
Nós avaliamos o processo, identificamos os problemas que precisam ser resolvidos, utilizamos critérios claros para a priorização focada no ROI ou na relevância do processo para o negócio, e desenvolvemos a automação necessária para isso. Toda a programação, revisão e atendimento é feita pela nossa equipe!
Além disso, também temos a nossa própria ferramenta de desenvolvimento de automação. Assim, nossos clientes podem criar os próprios robôs para rodarem dentro da empresa.
Acesse nosso site e saiba mais sobre o que temos a oferecer!
Usufruir da tecnologia faz bem!
Usar RPA para apoiar na estratégia de uma empresa é muito mais simples do que parece. O nome “automação robótica de processos” pode parecer complexo para quem não está inserido nesse contexto, mas a realidade é totalmente diferente!
Na verdade, faz cada vez mais sentido usar RPA no mundo corporativo. Assim como qualquer tipo de automação. O mercado exige resultados rápidos, e “terceirizar” as tarefas para um robô que pode trabalhar incansavelmente acaba sendo uma alternativa muito chamativa.
Voltaremos a falar mais sobre RPA, automação empresarial e inovação aberta nos nossos próximos conteúdos. Nos siga para nunca perder uma atualização. Até a próxima!
