¿Cómo optimizar los procesos en su empresa?
Cualquier empresa tiene procesos. No importa el tamaño, el número de empleados o el sector. Los procesos son necesarios para que el trabajo fluya y el cliente sea atendido. Pero, ¿cómo optimizar los procesos en la empresa?
Con el tiempo, estas tareas pueden volverse repetitivas o difíciles. E incluso causar errores y problemas para la empresa. Por lo tanto, hacerlos más simples no solo es mejor para los empleados, sino también más seguro para el negocio.
Hay algunas formas interesantes de optimizar los procesos en una empresa. La automatización es la más famosa de ellas. Y de eso es de lo que vamos a hablar en el artículo de hoy. Sigue con nosotros.
En este artículo, verás:
- ¿Qué es la optimización de procesos?
- ¿Cómo optimizar procesos en la empresa?
- Herramientas para optimizar procesos en la empresa
- ¿Por qué automatizar los procesos de negocio?
- Ejemplos de automatizaciones para optimizar procesos en la empresa
¿Qué es la optimización de procesos?
Optimizar procesos significa hacerlos más simples, más fáciles de hacer. Y a quién no le gusta simplificar las cosas, ¿verdad?
La optimización de procesos se puede realizar en cualquier sector de la empresa. Todo depende de cómo el empleado realiza actualmente esa tarea y dónde hay brechas para optimizar.
Por ejemplo: en lugar de anotar los datos del cliente en un formulario en papel y luego transferirlo al sistema de ventas, es más sencillo registrarse directamente en la computadora. Así, el proceso de registro es más rápido, más seguro y más fácil.
Generalmente, la optimización está ligada a la tecnología. Saber utilizar las nuevas herramientas que surgen para cada nicho es fundamental en la gestión de un negocio.
¿Cómo optimizar procesos en la empresa?
Entendamos, en unos simples pasos, cómo optimizar los procesos en la empresa.
Paso 1: Analizar el escenario actual de la empresa / Analizar la situación actual de la empresa
En primer lugar, es función del gestor saber cuándo aplicar técnicas o herramientas de optimización. Para ello, la mejor forma es a través de un análisis de todos los procesos de la empresa. Esto se aplica tanto a sectores específicos como a la empresa en su conjunto.
Es decir, observar qué se está haciendo y cómo se comportan los empleados en relación a los procesos. Vale la pena investigar, obtener feedback y comprender realmente las actividades realizadas.
Paso 2: Necesidades de optimización del mapa
Después de analizar, es hora de establecer objetivos para optimizar los procesos, como hacer un mapeo de las áreas que están teniendo más dificultades y lo que está matando la mayor parte del tiempo. Esto facilita la búsqueda de herramientas o métodos específicos para problemas de la industria o la empresa.
Es importante que este proceso se haga periódicamente. Porque lo que funciona un año puede no funcionar al año siguiente. Por lo tanto, el mapeo debería ocurrir con más frecuencia.
Paso 3: busque herramientas que puedan ayudar con la optimización
Como mencionamos anteriormente, un gran aliado a la hora de optimizar procesos es la tecnología. Existen varias herramientas y métodos tecnológicos que facilitarán desde las tareas más sencillas hasta las más complejas. Aquí es interesante probar diferentes herramientas con el equipo, para saber cuáles se adaptan mejor a la rutina de la empresa.
Paso 4: analizar los resultados y realizar cambios
Después de aplicar las mejoras, es necesario monitorear los nuevos procesos para estar seguros de que realmente hubo una mejora. Esto se puede hacer con informes, encuestas, etc.
Si es necesario, también vale la pena hacer cambios. La optimización de procesos es continua y el cambio es parte de ella.
Herramientas para optimizar procesos en la empresa
Las herramientas que ayudan a optimizar los procesos en la empresa varían según la necesidad. Puede ser un software de pago, pero también puede ser un método de administración que el gerente aplica en la rutina de los empleados. Mira tres ejemplos de esto.
Mapeo de procesos: Éste método se puede hacer en el software más simple, e incluso en papel. Aun así, es interesante conservar una copia digital para facilitar el acceso. Se trata literalmente de diseñar cómo se hace el proceso, quién es el responsable, hacia dónde va, etc. Todo para que esta tarea se haga más visual, y los que están afuera puedan entender.
Método Kanban: Para aquellos a los que les gusta mantener las tareas organizadas, Kanban es una gran opción. Consiste en dividir las actividades pendientes en una tabla con columnas. Así, el empleado puede ver lo que está a punto de hacer, lo que se está haciendo, lo que ya se completó, etc. Kanban se puede adaptar según las necesidades de cada sector.
Matriz GUT:El acrónimo GUT significa “Gravedad, Urgencia, Tendencia”. Es una forma de dividir las demandas entrantes en orden de prioridad. Esto facilita la toma de decisiones, la delegación de tareas y la resolución de problemas. Muy útil para sectores que reciben muchas solicitudes al día, como marketing y finanzas.
¿Por qué automatizar los procesos de negocio?
En empresas más tradicionales, la automatización de procesos puede parecer una decisión desalentadora. Al final, aquellos que no están acostumbrados a la tecnología encontrarán más dificultad de tratar con ella, si no es una tecnología accesible.
Por eso, muchas automatizaciones están diseñadas para que puedan ser utilizadas por todos. Y traer el mayor beneficio posible para el negocio. Conozca por qué automatizar procesos en la empresa.
Mayor competitividad:Las empresas que invierten en tecnología se colocan a la cabeza del mercado. Y eso incluye también las automatizaciones. Cuando el negocio tiene procesos simplificados, es más fácil atender a los clientes;
Más control de procesos:Cada herramienta de automatización mantiene un historial de lo que ha hecho para futuras referencias. Esto facilita el control de procesos, la búsqueda y verificación de datos, etc. Es mejor buscar el registro de un cliente específico en un sistema que en un archivo físico, por ejemplo.
Más armonía entre sectores:Con procesos automatizados, los empleados de diferentes sectores podrán comunicarse entre sí más fácilmente. O, en lugar de necesitar comunicarse, ya tendrán acceso a lo que necesitan en el sistema.
Ejemplos de automatizaciones para optimizar procesos en la empresa
Además de las herramientas de optimización, también es interesante conocer algunas formas de automatizar los procesos de la empresa utilizando la tecnología. ¡Mira tres ejemplos!
- Chatbots: Los robots de conversación se están convirtiendo en los favoritos de varios segmentos. El chatbot ayuda a filtrar los contactos que llegan para el comercial y entrega un posible cliente más informado al vendedor. En general, las respuestas automáticas son una buena manera de invertir en automatización sin arruinarse. Y se puede hacer tanto en la página web como en las redes sociales.
- Envío de correo electrónico: Ya sea en marketing, recursos humanos u otros sectores de la empresa, el envío masivo de correos electrónicos puede ser una tarea tediosa. Y con un gran margen de error. Por lo tanto, las herramientas que automatizan el envío de correos electrónicos pueden reducir el tiempo de trabajo y aumentar la tasa de respuesta.
- Automatización con robótica: RPA (Automatización Robótica de Procesos, en portugués) consiste en enseñar procesos y tareas repetitivas a un robot, que aprenderá y realizará la actividad sin pausas. Es una excelente manera de implementar tecnología patentada dentro de la empresa, ya que los RPA son programados por desarrolladores contratados o subcontratados.
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