O gerenciamento de projetos é um departamento em constante evolução e expansão. E, o uso recorrente de tecnologias, como a gestão de projetos com RPA, revitaliza positivamente toda a estrutura empresarial.
Ao implementar soluções tecnológicas, como a automação robótica de processos, há otimização do tempo e dos recursos, proporcionando uma visão holística dos projetos. Essa solução é capaz de ajudar no acompanhamento de cronogramas e orçamentos, na comunicação transparente e colaborativa entre a equipe, ou no registro de relatórios, por exemplo.
É claro, a função de um robô é executar tarefas repetitivas e ser apoio para o gestor e sua equipe. De forma que, as estratégias e gerenciamento continuam a cargo de um gerente de projeto ou um líder ágil.
Mas, então, como e onde eu posso usar a gestão de projetos com RPA na minha empresa?
O que é a gestão de projetos?
O gerenciamento de projetos tem o objetivo de coordenar a execução de um projeto para que seja concluído com sucesso. Para isso, são usadas práticas e técnicas que contribuem com o planejamento, execução, monitoramento e controle dos projetos da organização.
Dentre as responsabilidades da gestão de projetos está a elaboração e detalhamento de escopo, organização de recursos e materiais, montagem e acompanhamento do cronograma, monitoramento da execução e dos riscos do projeto.
Nesse sentido, a gestão de projeto garante que os resultados obtidos estejam de acordo com as estratégias e demandas exigidas. Assim, usa ferramentas para conduzir o projeto da forma mais eficiente possível, com o menor número de falhas ou desvios.
Associada à tecnologia, a gestão de projetos com RPA otimiza o tempo, proporciona maior controle, agilidade na tomada de decisão, engajamento e cooperação entre equipe e resultados condizentes ao esperado.
Como melhorar a gestão de projetos com RPA?
A automação robótica de processos (RPA) é uma tecnologia que usa robôs programados e baseados em regras específicas para executar tarefas repetitivas, demoradas e com alto volume de dados. Dessa forma, a gestão de projetos com RPA libera os colaboradores para se dedicarem às questões estratégicas dos projetos.
Realizar a gestão de projetos com RPA é ter um apoiador para a realização das atividades, coleta e extração de dados que se transformam em relatórios informativos.
De maneira específica, os usos da gestão de projetos com RPA são:
RPA no gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos trabalha com questões temporárias, delimitadas com data de início e término. Nesse sentido, nós precisamos monitorar, atualizar e analisar frequentemente para que possamos implementar facilmente as mudanças necessárias. Ou, para evitar que intempéries prejudiquem o resultado final do projeto.
Ao longo da execução de um projeto, o RPA é a solução para simplificar tarefas repetitivas. Como um projeto possui diversos formulários de requisitos, o RPA auxilia na coleta e consolidação continuamente de informações.
Um software RPA também pode verificar as funcionalidades de sistemas, como entrada de dados, fluxos de processos, testes, entre outros.
Acompanhamento de cronograma e orçamento
A gestão de projetos com RPA rastreia o andamento das tarefas do projeto porque ela forma um projeto com um cronograma e orçamento específicos.
Dessa forma, há acompanhamento do progresso em tempo real, realizando comparação entre o planejado e o executado. Com esse controle são identificadas as etapas que estão fora do cronograma e quais ações devem ser tomadas para correção.
A automação robótica permite adicionar lembretes e notificações sobre prazos, pendências ou tempo limite de execução, por exemplo.
Pela vasta integração com variadas fontes de dados, há precisão de informações, reduzindo as inconsistências e proporcionando uma entrega muito mais rápida.
Outro ponto é identificar quais recursos foram usados em relação ao orçamento estipulado. O RPA pode executar comparações e cálculos que auxiliam a gestão a identificar divergências com o orçamento original do projeto.
Comunicação com a equipe
O fluxo de trabalho de um projeto é diretamente proporcional à comunicação clara e transparente. Muitas vezes a falta de entendimento entre as partes pode ser o principal empecilho para a realização de uma atividade.
Porém, elaborar relatórios frequentes sobre o andamento do projeto, quando realizado de maneira manual, é algo extremamente demorado. Mas, na gestão de projetos com RPA a elaboração e envio de relatórios fica a cargo dos robôs. São eles os responsáveis por coletar os dados, criar a documentação e enviar para as partes interessadas.
A automação robótica coletou dados reais que documentam tudo, favorecendo a compreensão das partes.
Como o gestor foca na equipe, a comunicação fica mais fácil e aberta. Impactando diretamente na satisfação pessoal e na colaboração entre departamentos e equipes em toda a empresa.
Registro de relatórios
Um robô RPA coleta, acumula e armazena automaticamente uma série de dados que são usados para gerar relatórios. Seu objetivo pode ser analisar o desempenho das equipes, o prazo de realização, consumo de insumos, entre outros.
O colaborador digital segue as regras de configuração e insere os dados em um sistema que cria e registra relatórios.
Uma das principais características é que os usuários podem compor esses documentos com gráficos e diagramas intuitivos, o que facilita o entendimento. Além disso, os usuários podem enviar todos os relatórios gerados por e-mail para as partes interessadas.
Um software RPA e o futuro do gerenciamento de projetos
A prática da gestão de projetos com RPA está apenas começando. Esse tipo de automação permitirá, cada vez mais, realizar o planejamento de recursos, acompanhamento de atividades e acelerar a tomada de decisão.
Estamos em franca migração para que tudo ocorra de maneira digital. Assim, contar com uma solução RPA para estruturar e coletar os dados de formulários é essencial. Da mesma forma, os robôs estão sendo integrados a outras tecnologias possibilitando processamento e análises de dados das mais diversas origens.
Quando a gestão de processos com RPA ocorre dentro das empresas, os gestores têm maior controle quanto aos riscos. Outro ponto é o bem estar dos colaboradores e as oportunidades que surgem com o foco nas estratégias e inovação.
Por último, mas não menos importante, a satisfação e experiência do cliente são imensamente favorecidas com o uso da automação robótica.
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