Já falamos por aqui sobre o que é RPA e como esse tipo de automação funciona. Se você acompanha nossos conteúdos, sabe a importância e as vantagens de usar robôs como estratégias de uma empresa. Traz economia de tempo, de dinheiro, assertividade nas atividades, redução do retrabalho, entre outras.
Hoje, a automação robótica de processos pode ser aplicada de forma específica em vários setores de um negócio. Afinal, há várias formas de fazer RPA. Mas vamos abordar a automação dos processos para o setor de Recursos Humanos. O RH pode aproveitar a automação para conciliar o ponto eletrônico, controlar horários dos funcionários, fazer admissões e demissões, recrutamentos, e por aí vai.
Acompanhe esse conteúdo e saiba mais!
Nesse artigo vamos abordar:
- O que é automação de processos?
- Por que fazer automação dos processos do RH?
- Quais rotinas de RH podem ser automatizadas?
- RPA e o setor de Recursos Humanos
- Quais as vantagens de aplicar automação de processos no RH?
- Por onde começar a automatizar os processos do RH?
- Como desenvolver um RPA para o RH?
- Como implementar o RPA na sua estratégia de automação?
- Outros lugares onde o RPA pode ser utilizado dentro da empresa
O que é automação dos processos?
Usar a automação dos processos é uma estratégia que traz resultados mais rápidos e econômicos para vários setores de um negócio. Em síntese, a automação de processos consiste em usar sistemas, softwares e outras técnicas para automatizar tarefas repetitivas, que são executadas pelas pessoas, ou para automatizar tarefas que precisam estar em conformidade com normas ou regulatórios.
Ou seja, a automação de tarefas busca substituir tarefas e serviços manuais por robôs. A ideia é integrar a tecnologia com a mão de obra humana, para otimizar o trabalho.
A automação de processos pode resolver desde as tarefas mais simples até tarefas de alta complexidade. Pode, por exemplo, um robô pode fazer uma checagem de dados em uma base, agendar reunião com um cliente ou colaborador baseado em regras estabelecidas. Ou, até fazer a captura dos dados de uma ficha cadastral ou de um sistema de vagas e atualizar o cadastro de colaboradores no ERP, integrando com o controle de acessos, aplicando as regras de segurança definidas pela TI. Tudo depende da demanda que aquela área tem.
Investir em automação industrial ajuda todos os níveis da empresa, pois pode ajudar no dia a dia de quem executa as atividades dentro das rotinas do RH, até a gestão com a qualidade das informações para tomada de decisão.
Por isso, para automatizar processos é importante ter um entendimento do processo de ponta a ponta. Comece fazendo uma avaliação do processo, levante as informações, dificuldades com as pessoas que estão envolvidas na execução das tarefas e rotinas dos processos. Entenda quais tarefas estão ocupando mais tempo? Quais são as maiores reclamações? Onde estão os gargalos ou os retrabalhos? Onde tem alta rotatividade de pessoas ou normas e regulatórios a serem atendidos? E então, será possível identificar, com mais clareza, quais são os pontos candidatos à automação robótica de processos.
RPA consiste em usar robôs de softwares para realizar tarefas humanas. O robô é configurado para trabalhar sem pausas, trazendo mais resultados eficientes em menos tempo.
Fica mais fácil de entender como o RPA funciona com exemplos práticos. Continue lendo e saiba mais sobre a automação empresarial para o setor de RH!
Por que fazer automação dos processos do RH?
O departamento de Recursos Humanos tem várias áreas e uma destas áreas faz a administração dos processos relacionados às pessoas dentro da empresa. Aliás, os processos dessa área buscam facilitar, inclusive, a relação entre os colaboradores e a própria empresa. Além, é claro, da gestão de contratações, demissões, pagamentos, tudo que envolva a jornada e experiência do colaborador na organização.
Por isso, pode-se perceber que existem vários processos dentro dessa área, com muitas tarefas repetitivas, demandando bastante esforço e trabalho das pessoas que estão dentro desta área. São processos rotineiros, feitos diariamente ou semanalmente, além de todas as obrigações legais envolvidas nesses processos, como o eSocial, por exemplo. Esses processos são fortes candidatos à automação com RPA.
Automatizar esses processos dentro do setor de Recursos Humanos vai deixar o trabalho mais rápido e sem desperdícios, influenciando diretamente na experiência do colaborador. Isso porque os robôs agem para facilitar as tarefas repetitivas ou que tragam risco de compliance. Além disso, o RPA vai aumentar a produtividade, já que os colaboradores terão mais tempo para focar em atividades mais analíticas e gerenciais, de maior valor agregado. E, assim, melhorar o monitoramento dos resultados da área e a satisfação dos colaboradores.
Fazer automação dentro do RH é especialmente interessante. Porque quem trabalha com RH está em constante contato com outras pessoas e precisa dar atenção a situações especiais, envolvendo a gestão das pessoas. Por isso, gastar tempo com atividades repetitivas pode ser um obstáculo para cultivar uma boa cultura dentro da empresa.
Ou seja: imagine que um robô vai ficar responsável por ajudar no recrutamento de candidatos para uma vaga, e outro vai cuidar das conferências de benefícios e ponto eletrônico para a execução da folha de pagamento. Dessa forma, o pessoal que executa essas tarefas pode se dedicar a outras atribuições mais complexas que talvez um robô não faça com a mesma qualidade, pois depende da percepção humana.
Quais rotinas de RH podem ser automatizadas?
As tarefas mais comuns de serem automatizadas dentro do RH de uma empresa são aquelas repetitivas ou que tenham risco de compliance. Mas isso pode variar de empresa para empresa, por isso, vale a pena fazer uma análise antes de aplicar um RPA em alguma etapa do processo, pois essa análise ou diagnóstico vai possibilitar o entendimento do processo e a identificação dos pontos onde estão os problemas e dificuldades. Caso contrário, pode acontecer das atividades erradas serem automatizadas e o setor continuar com a produtividade baixa. Cuidado!
Mesmo assim, é possível citar alguns exemplos das rotinas de RH que podem ser automatizadas. Isso porque percebe-se que há tarefas mais fáceis de se aplicar um RPA do que outras. Confira algumas delas abaixo.
Recrutamento e seleção
Outra atividade que pode ser automatizada dentro do RH é a de recrutamento e seleção. Com a ajuda de robôs, é possível fazer uma triagem de currículos de candidatos no linkedin, por exemplo, baixar os currículos que estiverem aderentes aos requisitos da vaga e verificar interesse do candidato, por exemplo. Assim, o recrutador pode atuar de forma mais direcionada, reduzindo o esforço de buscar e triagem inicial, que toma muito tempo do time de recrutamento e seleção.
Cadastro de Colaborador
No processo de recrutamento e seleção, comumente recebemos uma série de dados do candidato, posteriormente no momento do aceite da vaga, solicitamos mais um conjunto de informações e documentos, as informações podem estar espalhadas em vários locais, como por exemplo, ferramentas de recrutamento, e-mails, ficha de cadastro, entre outros. Nesse caso, o robô pode auxiliar na captura dessas informações e na execução do cadastramento do novo colaborador, podendo fazer buscas em portais federais para coletar dados de PIS, por exemplo. O robô, ainda, poderá estar integrado com as rotinas de TI para criação de usuários e liberação de acessos baseado no cargo do novo colaborador. Reduzindo o esforço e tempo para o cadastro de um novo colaborador, além de aumentar a segurança na operação.
Controle de ponto
Outro processo que pode ser automatizado é o controle de ponto. Esse processo costuma ser uma dor de cabeça no fechamento do mês, pois impacta diretamente no cálculo da folha de pagamento. Ter um robô que confere o ponto dos colaboradores, notifica divergências para o gestor e para o colaborador, certamente, reduzirá os problemas no momento do fechamento da folha, que demanda um esforço enorme de ajuste de ponto ou até necessidade de recálculo da folha devido a estas inconsistências.
Esse robô certamente gera economia de tempo e impacta na satisfação do colaborador.
Esses são apenas alguns exemplos de rotinas que podem ter RPA, mas certamente temos muitos outros pontos onde um robô facilitaria o dia a dia da equipe.
Quais as vantagens de aplicar automação empresarial no setor de RH?
Um setor de recursos humanos automatizado só traz benefícios para a empresa. Confira algumas das vantagens de aplicar RPA e automação empresarial no RH.
- Economia de tempo: A principal vantagem de usar RPA no RH, e de usar automação em geral, é gastar menos tempo na execução das tarefas repetitivas. Como os robôs não tem horário de início e fim, como um funcionário humano, eles entregam os resultados mais rápido. Não há pausas ou interferências, além do tempo de execução das rotinas ser mais rápido que se for executado por uma pessoa.
- Assertividade nos resultados: Automatizando os processos, teremos redução de falhas comuns em processos repetitivos e com pressão de prazos. Isso porque, uma vez que o robô aprende o que tem que fazer, não precisa aprender de novo. Então, o único trabalho é de revisar os resultados finais, o que é muito mais rápido e vantajoso.
- Dados mais organizados: Além dos dados chegarem mais rápido, eles chegam mais precisos e corretos. Assim, gerar relatórios, monitorar resultados e encontrar informações se tornam tarefas menos complexas. E isso faz com que um colaborador possa focar em tarefas mais analíticas e estratégicas, tomando decisões mais assertivas.
- Mais foco nas tarefas de alto valor agregado: Deixando as atividades repetitivas para os robôs, os funcionários humanos podem focar naquilo que sabem fazer. Gestão de talentos, relação com os colaboradores, construção de culturas, e por aí vai. Ou seja, focar na parte humana dos recursos humanos, como o próprio nome diz.
Por onde começar a automatizar os processos do setor de RH?
Depois de todas essas informações, fica mais fácil visualizar a importância da automação no departamento de RH. Por isso, quando uma empresa quer começar a usar RPA nos Recursos Humanos, precisa ter uma estratégia definida.
Comece entendendo os processos, fazendo um diagnóstico destes processos. Como foi mencionado antes, cada setor tem suas particularidades. Por isso, é preciso observar cada processo e entender qual o melhor remédio. Essa análise deve levar em conta perspectivas como esforço, risco para o negócio e outros critérios relevantes para a organização. Essa análise vai gerar uma lista de iniciativas, que vão desde treinamento da equipe, revisão de processos até a definição dos pontos candidatos ao RPA.
Depois de entender os processos, identificar e priorizar as iniciativas, chega a hora de implementar a automação em si. A empresa pode buscar softwares e programas prontos para fazer essas tarefas. Contudo, vale a pena ter cuidado nessa hora. Muitas vezes os softwares prontos não são perfeitos e podem acabar custando caro.
Então, como começar a automatizar os processos do setor de RH? Desenvolver um RPA é uma ótima sugestão.
Como desenvolver um RPA para o departamento de RH
Como você já viu, automatizar processos na área de RH traz várias vantagens, como a velocidade e qualidade na entrega, controle de dados e melhoria na experiência dos colaboradores. Por isso, desenvolver RPAs para executar essas tarefas rotineiras e repetitivas é uma ótima saída.
Para isso, o negócio tem duas opções principais. A primeira é contratar uma empresa especializada em RPA e automação. Essas empresas têm equipes especializadas, que entendem dos processos da área e com capacidade técnica para desenvolver os robôs.
Conforme o volume da iniciativa a empresa pode ser contratada pontualmente para atender algumas demandas ou pode ser montada um SQUAD que vai atuar no portfólio de iniciativas de transformação dos processos. Essa opção é ótima para quem tem muita demanda dentro do setor. Fica mais fácil terceirizar e acompanhar o processo, quando não existe uma equipe interna para desenvolver os RPAs internamente.
Agora, se você tem uma equipe que pode desenvolver os robôs da área, as coisas podem ser feitas de outra forma. Você pode pedir para esse time desenvolver os RPAs com uma plataforma RPA low-code, onde com um treinamento ou mentoria inicial, qualquer colaborador poderia desenvolver os robôs da área. Se a demanda for menor, de poucas tarefas a serem automatizadas, é uma boa escolha.
Outros lugares onde o RPA pode ser utilizado dentro da empresa
Embora o foco deste artigo seja o setor de RH, o RPA não é utilizado apenas nele. Há outros setores que podem aproveitar esse tipo de automação. Como o setor financeiro, por exemplo. Está sempre em contato com o RH, e pode aproveitar soluções parecidas.
De forma geral, o RPA pode ser aplicado em qualquer lugar da empresa, desde que haja uma tarefa repetitiva, executada por uma pessoa. Por isso, vale a pena fazer uma análise geral e entender o que pode ser melhorado.
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