Realizar o treinamento RPA é extremamente recomendado para capacitar a equipe que irá trabalhar com a automação robótica de processos.
Sempre que há mudanças nos processos ou implementação de novas tecnologias, o treinamento irá garantir que o resultado seja bem-sucedido.
Embora a automação robótica seja rápida e simples de ser incluída, compreender o uso da ferramenta é fundamental para melhorar os processos e aumentar a eficiência.
Indiscutivelmente, o uso dessa tecnologia propicia que os colaboradores foquem em atividades estratégicas e de maior valor agregado. Para que todos os benefícios sejam aproveitados, é preciso desenvolver algumas habilidades para trabalhar com a automação robótica de processos.
A questão é, como capacitar a equipe realizando um treinamento RPA? É isso que iremos explicar com esse compilado das melhores práticas.
1. Analise os processos atuais e defina as necessidades do negócio
Antes de pensar e planejar a capacitação em RPA, é preciso olhar a fundo para os processos e identificar as necessidades da empresa. Nesse sentido, a análise possibilita reconhecer onde implementar a automação robótica e qual tipo de treinamento será realizado para as equipes.
Usar o mapeamento de processos ou o fluxo de valor proporciona identificar onde a melhoria é emergencial. Apenas depois de identificar os processos e contratar a solução ideal será viável planejar o treinamento de automação robótica.
2. Escolha as ferramentas e bots de RPA
Apesar de não parecer uma parte diretamente relacionada ao treinamento RPA, a escolha da ferramenta impacta no planejamento.
Soluções que possuem baixo código são mais simples de serem implementadas, e consequentemente, de capacitar a equipe. Da mesma forma, quanto mais amigável for a plataforma, mais prático e rápido poderá ser a preparação. Obviamente, a solução precisa atender as necessidades do negócio, escalabilidade, segurança e integração com os sistemas internos.
A recomendação é contratar uma empresa fornecedora que seja parceira do seu negócio. A RobotEasy disponibiliza profissionais especializados que auxiliam não apenas na implementação, mas em todo o suporte e treinamento.
3. Avalie as habilidades da sua equipe
O treinamento RPA visa capacitar a equipe para o uso da ferramenta. Por isso, o primeiro passo é identificar o grau de habilidade e conhecimento dos profissionais que executam o processo em questão.
Essa avaliação apresenta quais áreas precisam ser desenvolvidas e capacitadas. Primeiramente, observe as habilidades técnicas. Depois, a capacidade de entender dados e identificar padrões, e por último, as habilidades de comunicação.
O conhecimento sobre as habilidades da equipe torna mais assertivo planejar como o treinamento de automação robótica deverá acontecer.
4. Defina os objetivos e faça o planejamento do treinamento RPA
Essa prática vai de encontro com a identificação das necessidades da companhia. Nesse sentido, o objetivo do treinamento RPA precisa se concentrar em auxiliar a empresa a atender suas importantes metas. A capacitação pode ser voltada para aumentar a eficiência, reduzir erros, ou focar na satisfação do cliente, por exemplo.
Saber os objetivos está diretamente ligado ao planejamento. As organizações precisam estipular um orçamento e os recursos que podem ser usados para treinar a equipe. Para então, iniciar um plano sobre métodos de ensino, conteúdos abordados e a duração. Também é primordial definir se serão usados consultores internos ou externos e a metodologia das aulas.
O conteúdo do ensino deve abranger os fundamentos da automação robótica: o que é, como funciona, os benefícios, as melhores práticas e padrões. O repasse de informações pode ser realizado com webinars, manuais, cursos, vídeos, ou, na prática. É válido ressaltar a importância de explicar, para o profissional, como aplicar e executar suas funções e responsabilidades usando RPA.
A duração do treinamento varia com as habilidades da equipe. No entanto, é considerável ter um cronograma que disponibilize tempo suficiente para o aprendizado, assimilação de conhecimento e a prática de novas habilidades.
5. Separe o treinamento em etapas ou fases
Um cronograma também favorece a separação do treinamento RPA em pequenas fases ou etapas. Usar esse tipo de abordagem oportuniza organização à equipe. E, a empresa consegue expandir o treinamento para outras áreas. Ou seja, é a garantia de que todos os setores poderão fazer uso e obter as vantagens da tecnologia.
Ao adotar as fases de treinamento, a empresa tem maior controle quanto ao conforto das equipes com a ferramenta e o suporte para atender suas demandas.
Outra questão é a possibilidade de ir personalizando, testando e adequando a automação robótica à medida em que a ferramenta é implementada.
6. Crie uma forma de conferir o aprendizado
Ao incorporar fases do treinamento RPA é possível incluir feedbacks constantes ao longo do processo. Dessa forma, será mais fácil identificar as áreas que há maiores dificuldades e onde será preciso aumentar o suporte.
Ademais, a comunicação e colaboração precisam ser incentivadas. O compartilhamento de ideias, dificuldades, soluções e visões cria um ambiente para que a automação seja condizente com a realidade. A comunicação transparente potencializa a cultura da troca de conhecimentos e também da inovação.
7. Ofereça um ambiente seguro e com suporte
Sem dúvida, a melhor forma de aprender a trabalhar com a automação robótica é aplicando as habilidades na prática. Para isso, o treinamento RPA deve abranger cenários e dados realistas. Criar simulações oportuniza um aprendizado mais aprofundado, em um ambiente seguro, com suporte e assistência.
Uma prática de simulação é destinar uma lista de tarefas às equipes, para que sejam concluídas com o RPA. Dessa forma, permite-se que realizem testes, cometam erros e aprendam através da experiência.
Outra vantagem é proporcionar que usuários novos possam ter orientação de uso e suporte com usuários experientes. Aproveite o ambiente para explicar a relação entre as tarefas, quem irá projetar, desenvolver, testar, implantar, e monitorar os robôs. Desta forma, a pessoa, ou equipe responsável pela gestão de processos.
8. Avalie os resultados e reorganize, se necessário
Antes de tomar como finalizado o treinamento RPA, avalie os resultados e confira se a equipe está apta a usar os robôs.
O sucesso do treinamento pode ser mensurado verificando quantos colaboradores o concluíram, a satisfação com o treinamento, o quanto se sentem seguros em usar a automação robótica e o impacto positivo do software na produtividade dos funcionários.
Com os resultados desses indicadores, os líderes poderão expandir o treinamento, ou, ajustar o que for necessário.
O processo de qualificação, principalmente na tecnologia, é constante. Por isso, mantenha o treinamento RPA atualizado e aplique sempre que houver mudanças nos ambientes de negócios ou processos. Esse olhar de melhoria contínua oportuniza encontrar novas possibilidades para o uso do RPA, preservando a eficiência, sucesso e lucratividade da empresa.
Com essas 8 práticas, e tendo um fornecedor do RPA de qualidade, o treinamento RPA será bem sucedido. E, a empresa poderá usufruir de todos os benefícios e vantagens da automação robótica.
